Thực hiện Kế hoạch số 655/KH-VKSHP ngày 26/9/2025 của VKSND thành phố Hải Phòng về việc triển khai ứng dụng phần mềm Họp không giấy trong ngành Kiểm sát Hải Phòng và hướng dẫn tại hội nghị tập huấn ngày 29/10/2025, lãnh đạo VKSND khu vực 6 đã chỉ đạo tổ công nghệ thông tin, chuyển đổi số của đơn vị xây dựng kế hoạch tập huấn, hướng dẫn toàn thể cán bộ, công chức cách sử dụng ứng dụng và tổ chức thực hiện mô hình phòng họp không giấy tại các cuộc họp họp giao ban tuần, tháng.

Ngày 03/11/2025, tổ công nghệ thông tin, chuyển đổi số của VKSND khu vực 6 đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn cách sử dụng ứng dụng “Phòng họp không giấy” đến toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị. Dự và chỉ đạo buổi tập huấn có đồng chí Nguyễn Công Hoàng - Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân khu vực 6.

Trước cuộc họp, cán bộ dự họp được hướng dẫn đăng nhập, thay đổi mật khẩu mặc định, vai trò trong cuộc họp, tạo lịch họp… thực hiện xác nhận tham gia và được thông báo thời gian, địa điểm qua tin nhắn SMS; có thể tải, xem trước tài liệu cuộc họp thông qua mã QR để chuẩn bị trước ý kiến trao đổi.

Tin nhắn SMS mời họp được gửi đến cán bộ dự họp

Cán bộ tổ công nghệ thông tin trình bày hướng dẫn sử dụng phần mềm

Tại cuộc họp, toàn thể lãnh đạo, cán bộ đơn vị đã sử dụng thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại thông minh) để thực hiện điểm danh, báo cáo tiến độ công việc, phát biểu ý kiến, triển khai một số thông báo rút kinh nghiệm nghiệp vụ như Thông báo số 13 ngày 28/5/2025 của Phòng 7 VKSND thành phố, Nghị quyết số 04 ngày 30/9/2025 của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn áp dụng các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ trách nhiệm hình sự. Các tài liệu đều được lãnh đạo chủ trì và bộ phận thư ký đăng tải từ trước để cán bộ dự họp có thể xem, tải về thuận tiện.

Lãnh đạo, cán bộ đơn vị sử dụng các tính năng của phần mềm

Tài liệu hội nghị được trình chiếu trên màn hình lớn để theo dõi

Sau cuộc họp, Phòng họp không giấy hỗ trợ lưu trữ, quản lý và truy xuất các tài liệu và những thông tin liên quan đến cuộc họp; các thành viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập, lưu trữ và sử dụng tài liệu kể cả khi cuộc họp đã kết thúc. Sau khi kết thúc cuộc họp, Chủ trì và thư ký tiến hành kí biên bản cuộc họp và kết luận cuộc họp trên phần mềm để phát hành biên bản chính thức. Các thành viên đều có thể xem nội dung, diễn biến cuộc họp theo biên bản đã được thư ký soạn thảo.

Toàn cảnh cuộc họp

Với bước đầu ứng dụng mô hình phòng họp không giấy, đơn vị nhận thấy nhiều điểm tích cực hơn so với mô hình truyền thống như cách thức sử dụng đơn giản, quy trình tổ chức mạch lạc, chặt chẽ, truy cập tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí chuẩn bị. Trong thời gian tới, VKSND khu vực 6 sẽ tiếp tục tăng cường triển khai thực hiện “Phòng họp không giấy” tại các Hội nghị, cuộc họp. Xác định đây là tiền đề để đơn vị tiếp tục phát huy, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành./.